Rédiger un email professionnel

Devenu le moyen le plus simple de communiquer en entreprise, l’email est utilisé par un large public. Trop souvent utilisé de manière peu efficace,  en voici quelques règles :

4 questions à se poser avant d’envoyer un email

  1. Est-ce le bon moyen de communication ?
  2. A qui est-ce que je m’adresse ?
  3. Quel le message que je veux faire passer ?
  4. Qu’est-ce que j’attends de mon interlocuteur ?

Quand faut-il renoncer à l’email ?

Vous attendez une réponse immédiate ? Renoncez à l’email, il est d’usage de répondre dans les 48 heures à un email. Préférez un appel téléphonique, le message texte ou la messagerie instantanée.

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Votre information est confidentielle. L’email n’est pas sécurisé. Envoyer un email est similaire à envoyer une carte postale. Vous n’êtes pas certain que le destinataire va le lire en personnel. Il a peut-être délégué la lecture de ses courriels. Préférez les messages cryptés ou chiffrés pour des envois sécurisés.

Vous désirez connaître les disponibilités d’une personne ? Préférez envoyer une demande de réunion ou alors un sondage de réunion. Demandez à votre interlocuteur de partager ses disponibilités.

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Vous désirez partager des fichiers. Les plateformes collaboratives telles que SharePoint ou Dropbox offrent la possibilité d’envoyer un lien vers le document à partager. Pensez que chaque email est une copie de votre document.

Savoir vivre email – 10 règles à respecter

1-L’objet du mail : Il doit donner envie de vous lire, soyez clair et concis. A éviter : « Tr: Tr : Re: Re: Re: » Réécrivez un objet en fonction de votre réponse.

2-L’entrée en matière :  est Indispensable, elle permet de créer le lien. Préférez donc un « Cher/Chère monsieur/madame » au « Bonjour » ou au « Hello » plus informel. Si vous connaissez la personne, nommez-la.

3-Les fautes d’orthographe : Il y a des fautes dans tous les mails, mais cela n’est pas une fatalité. Plus le mail aura de l’importance et plus elles seront impardonnables. Deux options s’offrent à vous : vous relire et vous faire relire ! Utilisez un correcteur d’orthographe professionnel comme Antidote.

4-Le champ CCI : Vous devez envoyer des mails collectifs, que ce soit à vos clients ou à des prospects ? Evitez alors de laisser apparaître le nom de tous vos destinataires dans votre message ! Le champ copie cachée (CCI) est faite pour ça ! Vos destinataires ne sauront pas à qui vous avez adressé votre email.

5-L’erreur de destinataire  ou l’oubli de la pièce jointe : Ce sont des choses qui arrivent. Le plus simple est de s’en rendre compte rapidement et d’envoyer un mail d’excuse. La solution ? Pourquoi ne pas mettre la pièce jointe avant de rédiger votre mail ?

6-La ponctuation et le smiley : L’email est formel et ne devrait pas être rédigé et n’est pas une conversation orale. Le smiley, il est à proscrire ou à réserver uniquement à vos collègues proches. Attention cependant au transfert de votre message. Vos écrits peuvent également vous décrédibiliser.

7-La longueur du mail: Attention au mail trop long, vous ne serez pas lu et les informations que vous donnez ne seront ni comprises ni traitées. Un email doit correspondre à une idée. Néanmoins, pour les dossiers compliqués pensez à faire une synthèse.

8-La formule de politesse : Elle est appréciée et donc incontournable. Elle doit être ni trop familière, ni trop pompeuse. Préférez une formule personnelle à la formule « Cordialement » usitée par nos voisins français.

9-La signature : La fin de votre mail doit comporter votre carte de visite complète afin de donner à votre interlocuteur toutes les informations dont il pourrait avoir besoin. Nom prénom, poste, adresse mail et courrier, téléphone fixe et portable ainsi que votre ligne directe et votre (géo-)localisation.

10-L’utilité : L’email prend du temps et n’est pas toujours nécessaire. Posez-vous toujours la question de son utilité avant de l’envoyer.

Inspiré de http://www.me-anifop.com/les-10-regles-pour-rediger-un-mail-professionnel

Un article à lire http://rue89.nouvelobs.com/rue89-eco/2011/02/09/erreur-de-clic-la-drh-envoie-un-fichier-secret-aux-salaries-189612

A propos d'Isabelle Mayor

Isabelle Mayor forme les collaborateurs des entreprises à se simplifier la vie en exploitant le potentiel du digital.
En plus de 10 ans, elle a rencontré des miliers de personnes dans des centaines d'entreprises romandes.
Elle met en lien les problématiques récurrentes et apporte la solution adaptée au plus grand nombre.

Posted on June 15, 2015 and filed under astuces.