Simplifiez-vous la vie, stockez intelligent !

Mes clients aspirent à réduire le poids de l'information, maîtriser leur quotidien et se simplifier la vie. En effet, aujourd'hui tout prend du temps, vous désirez passer en revue toutes les informations concernant un projet, vous avez reçu des emails, des fichiers et d'autres informations par téléphone. Vous souffrez d'infobésité ?

Socker intelligent avec Evernote


Regrouper toute l'information et se concentrer sur l'essentiel !

Utiliser Evernote (carnet de notes numérique), disponible sur toutes les plateformes (tablettes, téléphone et ordinateur et faites une note, classer dans un carnet dans laquelle vous attribuerez des tags (mot-clés), un rappel pour planifier la date à laquelle vous aller y travailler. 

Attacher à la note les fichiers nécessaires (pièces jointes) à la réalisation du projet.

5 astuces pour utiliser un carnet de notes Evernote

#1 Une note par projet pour simplifier

Afin de diminuer le nombre d'informations, utiliser une note par projet que vous structurez toujours de la même façon. De haut en bas :

Titre : client | résultat à produire (Nesltlé | formation gestion du temps)
A faire : (case à cocher) tâches - délai
Rendez-vous : personnes - lieu - adresse
Synthèse : mini résumé contextuel
Budget : chiffres clés
Fichiers : annexes
Historique : informations

#2 Tagger vos notes pour les retrouver (mot-clés)

Vous avez sûrement plusieurs étapes dans votre activité ?! Faites une liste de chaque étape, par exemple : #idee #offre #attente #faire #suivre #facturer #archiver. A chaque fois que vous ajouterez une notes à votre carnet, taguer la note avec un mot clé (#faire) pour accélérer la recherche et retrouver une note dans n'importe quel carnet.

#3 Ajouter un rappel à une heure fixe pour s'organiser

Sur une note vous pouvez mettre un rappel pour vous rappeler des tâches en attente. Astuce : utilisez toujours la même heure pour vous rappeler, ainsi, vous ne serez pas dérangé en pleine journée avec une tâche à exécuter. Chaque interruption dans le travail demande 4 à 7 minutes pour se reconcentrer.

#4 Créer un dossier "Un jour peut-être"

Je suis sûr que vous avez peur d'oublier ou de perdre une information qui pourrait être utile. C'est le cas de beaucoup de mes clients, du coup, ils se surchargent d'informations.

Pour y remédier, créer un dossier de notes "un jour peut-être" et stockez-y toutes les informations susceptibles d'être intéressantes pour un projet futur. N'oubliez pas de la taguer avec un mot-clé.

#5 Faites le vide une fois par mois

C'est la tâche la plus difficile faire de la place. Et oui, nous avons tellement peur de perdre des informations importantes que nous gardons tout. Malheureusement nous nous surchargeons. N'oubliez pas qu'en cas de catastrophe, il existe la corbeille, vous pouvez toujours y retrouver les informations perdues.

Pourquoi utiliser un carte de notes ?

Le but est d'alléger le cerveau pour le libérer pour trouver des solutions et diminuer le stress. Le cerveau est bon pour créer et trouver des solutions. En revanche, il est mauvais pour se rappeler au bon moment. Utiliser la technologie pour rester zen ! Une vidéo qui pour comprendre le fonctionnement du cerveau.

Débuter avec Evernote

Alternatives à Evernote

Vous utilisez déjà les produits Microsoft et ne désirez pas installer une nouvelle application ? Utiliser le carnet de notes OneNote

Encore plus simple pour ne pas multiplier les applications, utilisez Excel. Vous créer une liste des fichiers dont vous avez besoin, sélectionner le nom du fichier, taper CMD+K (mac) CTRL+K (windows) et faites un hyperlien sur le document qui est stocké sur votre ordinateur. Utiliser une colonne spéciale pour vos tags.

Lexique 

Qu'est-ce qu'un tag (Wikipedia)?

Un hyperlien ?

Septembre 2014 par Isabelle Mayor, formatrice en organisation

Posted on September 19, 2014 and filed under formation.